Hochzeitsplanung Schritt für Schritt
Hochzeitsplanung Schritt für Schritt, Tipps, Tricks und Vorschläge, damit jedes Detail an seinen Platz kommt.
Die Organisation einer Hochzeit ist keine leichte Aufgabe. Mit meinem Schreiben möchte ich jungen Paaren helfen, die sich noch vor dem Wirrwarr der Planung befinden. Bei der Organisation einer Hochzeit müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, aber das Wichtigste von allem ist die Zeit. Leider haben wir davon am wenigsten, und so sehr wir auch denken mögen, dass wir Zeit haben... haben wir keine.
Die Organisation einer Hochzeit Schritt für Schritt
Die schrittweise Organisation einer Hochzeit ist die beste Ausführungsform. Man sollte nicht hasten oder Dinge chaotisch planen, denn es kann leicht passieren, dass wir etwas vergessen. Nach meiner Erfahrung gibt es insgesamt drei entscheidende Faktoren, die wir zuerst auswählen müssen. Die folgende Liste veranschaulicht die Schritte in einer Reihenfolge der Wichtigkeit von oben nach unten.
Schritt 1 - Auswahl des Hochzeitsortes
Der vielleicht erste Bestandteil der schrittweisen Organisation einer Hochzeit ist die Auswahl des Ortes. Warum? Weil, wenn wir beispielsweise einen Fotografen, Videografen, eine Band oder einen Zeremonienmeister kontaktieren, die erste Frage sein wird: Wo findet die Hochzeitsfeier statt? - Natürlich müssen die anderen Dienstleister zum Veranstaltungsort kommen, was ihre Kraftstoffkosten und damit auch den angebotenen Preis bestimmt. Es macht einen Unterschied, ob ein Dienstleister aus der benachbarten Kleinstadt kommt oder von 300 km Entfernung. Während im ersten Fall der Dienstleister nach der Feier einfach mit dem Auto nach Hause fahren kann, muss im zweiten Fall bereits über eine Unterkunft nachgedacht werden, was wiederum die Kosten erhöht. Aus der Sicht eines Hochzeitsfotografen sind die Gegebenheiten, Lichtverhältnisse und Möglichkeiten des gewählten Ortes wichtig.
Bei der Auswahl des Ortes sollten wir jeden Faktor berücksichtigen, den wir nur können. Fragen wir unsere Bekannten, ob sie bereits auf einer Hochzeit dort waren, ob das Essen geschmeckt hat, wie das Servicepersonal ist und überhaupt, welche Erfahrungen und Rückmeldungen es gibt. Es lohnt sich auch, andere Dienstleister zu befragen, wenn dies möglich und machbar ist, um Erfahrungen über den ins Auge gefassten Ort zu sammeln.
Wenn wir das Gefühl haben, dass alles passt, sollten wir den Ort für die Durchführung der Hochzeitsfeier buchen.
Tipps:
Fragen Sie, ob es möglich ist, in den Raucherbereichen keine Stühle und Tische aufzustellen. Dies ist wichtig, da die Gäste bei sommerlicher Wärme den kühleren Außenbereich dem heißen Innenraum vorziehen, was bei vielen Veranstaltungen zu einer geteilten Gesellschaft führen kann. Ohne Stühle und Tische werden die Gäste nicht sitzen bleiben und nach dem Rauchen wieder zur Feier zurückkehren.
Beim ersten Treffen sollten Sie nachfragen, ob für das Essen ein Rabatt von 50% für die Dienstleister gewährt wird (was üblich ist), denn so können signifikante Einsparungen erzielt werden.
Erkundigen Sie sich, ob eine Klimaanlage vorhanden ist. Dies kann bei drückender Hitze sehr wichtig sein.
Fragen Sie, ob genügend Servicepersonal für die Anzahl der Gäste vorhanden ist, da für eine Hochzeitsfeier mit 50 bzw. 200 Gästen völlig unterschiedliches Personal benötigt wird.
Schritt 2 - Auswahl der Dienstleister
Gute Dienstleister sind in der Regel ein Jahr im Voraus ausgebucht, manchmal sogar früher. Dies gilt ausnahmslos für alle, daher sollte man unmittelbar nach der Buchung des Veranstaltungsortes mit der Auswahl der Dienstleister beginnen.
Die Auswahl eines Hochzeitsfotografen
Als ersten Dienstleister sollten wir einen Hochzeitsfotografen buchen (und ich sage das nicht nur, weil ich selbst Hochzeitsfotograf bin). Der Hochzeitsfotograf wird derjenige sein, der den ganzen Tag über in jedem Moment bei uns ist, fast wie ein Schatten, der jeder unserer Bewegungen folgt. Der Hochzeitsfotograf wird jene Momente festhalten, die in vielen Jahren für uns von unschätzbarem Wert sein werden. Wählen Sie keinesfalls einfach irgendeinen Fotografen. Es ist eine sehr schlechte Entscheidung zu denken, dass ein Bekannter es schon irgendwie hinbekommt, oder dass XYZ einen kennt, von dem er gehört hat, dass er gut ist. Der Schwager kennt den Fotografen eines Radiosenders oder Fernsehsenders, zwar hat er noch nie eine Hochzeit fotografiert, aber er wird sicher gut sein. Oder, ich habe einen Bekannten, dessen Enkel sehr professionell ist, sicher wird er gut sein. NEIN, WIRD ER NICHT! Ich könnte diese Liste von scheinbar "professionellen" Lösungen noch weiterführen, aber das ist nicht mein Ziel. Schauen Sie nicht zuerst auf den Preis. Natürlich muss man abwägen, aber sparen Sie lieber am Essen oder am Veranstaltungsort als am guten Fotografen. Eine Hochzeitsfeier lässt sich nicht wiederholen, und wenn am Ende herauskommt, dass wir den falschen Hochzeitsfotografen gewählt haben, dann kann man nichts mehr machen.
Die Auswahl eines Hochzeitsvideografen
Leider begegne ich in letzter Zeit immer häufiger der Situation, dass auf Hochzeiten kein Videograf anwesend ist. Einfach gesagt, legen die heutigen jungen Paare nicht in jedem Fall Wert auf Videoaufnahmen. Natürlich müssen die Paare, die auch einen Videografen engagieren möchten, rechtzeitig dafür sorgen, denn ein guter Videograf ist wie ein guter Hochzeitsfotograf – seine Termine sind oft ein Jahr oder sogar Jahre im Voraus fest gebucht.
Die Auswahl eines Hochzeitsdekorateurs
Sobald wir wissen, welchen Stil wir möchten, ist es relativ einfach, einen Hochzeitsdekorateuren zu finden, der diesen umsetzen kann. Wir sollten nach Referenzen aus früheren Arbeiten fragen, damit die Ausführung genau dem entspricht, was wir erwarten. Die Dekorationen bestimmen die gesamte Atmosphäre und den Stil der Hochzeit, daher ist ihre Qualität von großer Bedeutung.
Auswahl der Kirche
Nach der Auswahl der Kirche ist es ratsam, so bald wie möglich Kontakt mit dem Leiter der Zeremonie aufzunehmen und einen Termin abzustimmen. Es muss auch geklärt werden, ob es zum Beispiel Einschränkungen für Dienstleister gibt, wie eingeschränkte Bewegungsfreiheit, Zeiten, in denen nicht fotografiert oder gefilmt werden darf usw. Es ist sinnvoll, die Kapazität der Kirche zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Hochzeitsgäste bequem Platz finden.
Auswahl des Ortes für die standesamtliche Trauung
Dies ist wieder ein interessantes Thema. Besonders in den letzten Jahren wird es immer beliebter, die standesamtliche Trauung im Freien zu organisieren. Das ist zwar schöner und besser, kann aber auch deutlich teurer sein. In solchen Fällen sollte berücksichtigt werden, dass die Standesbeamten nicht günstig zum Ort kommen. Oft müssen wir uns auch um ihren Transport kümmern. Außerdem sollte bei einer standesamtlichen Trauung im Freien darauf geachtet werden, dass vor den Gratulationen ausreichend Servicepersonal vorhanden ist, um die Sektgläser servieren zu können.
Organisation einer Hochzeit oder die Planung des gesamten Tagesablaufs.
Das Drehbuch
Es ist ratsam, das Drehbuch bereits vor der Organisation der Hochzeit grundlegend zu planen und so bald wie möglich zu erstellen und zu Papier zu bringen, damit es dann mit jedem Dienstleister abgestimmt werden kann. Das Drehbuch muss von jedem Dienstleister gekannt werden, damit er seine Arbeit ordnungsgemäß ausführen kann. Natürlich fördert es auch die Vorbereitung erheblich.
Wenn ein Hochzeitsfotograf keine Anhaltspunkte über die im Rahmen der Hochzeitsfeier organisierten Ereignisse, Spiele usw. erhält, ist es nicht sicher, dass er diese angemessen festhalten kann. Berücksichtigen Sie, dass die Dienstleister im Laufe des Tages genauso müde, durstig und hungrig werden. Daraus folgend können sie ihren gesamten Tag nur auf das Drehbuch aufbauen und die Ereignisse in der Hand halten.
Was sollte wann in chronologischer Reihenfolge geschehen? Jedes Ereignis hat Auswirkungen auf die anderen Ereignisse.
Der Friseur und der Make-up Artist
Die Termine für den Friseur und den Make-up Artist sollten auf die Ereignisse des Tages abgestimmt sein. Es wäre nicht ideal, wenn zum Beispiel die Frisur und das Make-up der Braut bereits um 6:00 Uhr morgens fertig wären, aber das Anziehen des Kleides erst um 12:00 Uhr beginnen würde. Was sollte in der Zwischenzeit geschehen?
Die Frisur und das Make-up der Braut sind normalerweise ohne Reisezeit in etwa 2 Stunden fertig. Mit diesen 2 Stunden kann bei fast jeder Braut gerechnet werden. Wenn dazu noch etwas Reisezeit kommt, kann man mit mindestens 2-3 Stunden rechnen. Es ist ratsam, solche Dienstleister auszuwählen, die beide Dienstleistungen an einem Ort anbieten können, natürlich nur, wenn dies möglich und machbar ist.
Das Anziehen der Kleidung
Das Anziehen der Kleidung betrifft nicht nur die Braut, sondern auch den Bräutigam. Auch wenn der zeitliche Aufwand unterschiedlich ist, ist beides sehr wichtig. Während das Anziehen des Kleides der Braut ungefähr 1-2 Stunden dauern kann, ist der Bräutigam in der Regel in 30 Minuten fertig. Natürlich spreche ich jetzt aus der Perspektive eines Hochzeitsfotografen.
Das Anziehen der Kleidung dauert in der Regel etwa 2 Stunden, wenn es sehr eilig ist, kann es natürlich auch in einer Stunde erledigt werden. Die zeitliche Platzierung und Fertigstellung sollte 30 Minuten vor dem Abholen oder der standesamtlichen Trauung erfolgen. So haben wir 30 Minuten Zeit, um zum nächsten Veranstaltungsort zu gelangen.
Natürlich, wenn der Ort des nächsten Ereignisses weit entfernt ist, dann sollte dies bei der Zeitplanung für das Anziehen der Kleidung berücksichtigt werden. Es ist wichtig, dass wir uns genügend Zeit für alles lassen; wenn wir hetzen und laufen, werden wir etwas vergessen, schwitzen, was auf den Fotos nicht gut aussieht. 🙂
Die standesamtliche Zeremonie
Heute dauert eine durchschnittliche standesamtliche Zeremonie in Austria 30 Minuten. Natürlich kann dies variieren, je nach Standesbeamten und Ort.
Die kirchliche Zeremonie
Die kirchliche Zeremonie dauert in der Regel zwischen 30 Minuten und 60 Minuten.
Die kreative Hochzeitsfotografie
Wenn möglich und die Fotografie am Hochzeitstag organisiert ist, sollte sie im Sommer zwischen 15:00 und 19:00 Uhr stattfinden, und es sollte so viel Zeit wie möglich dafür eingeplant werden. Leider kann man in einer Stunde keine Wunder vollbringen. Wir müssen auch mit möglichen Reisen zwischen den Orten rechnen.
Für die kreative Fotografie ist es ratsam, einen Freund oder Verwandten mitzubringen, der kleinere Dinge für uns erledigt. Dazu gehört das Tragen unserer Handys, das Mitführen eines Tuchs, mit dem wir uns bei großer Hitze die Stirn abwischen können, sowie das Fahren des Autos, so dass wir uns nicht um diese Dinge kümmern müssen. Die kreative Fotografie verbraucht relativ viel Zeit, 2-3 Stunden sind empfohlen. Während dieser Zeit kann die Hochzeitsgesellschaft nicht viel tun.
Die Aufgabe des Zeremonienmeisters ist es, sie während der Zeit der kreativen Fotografie zu unterhalten, aber auch er kann die Zeit nicht endlos dehnen. Die einzige Lösung dafür ist, die kreative Fotografie nicht am Tag der Hochzeitsfeier zu organisieren. Die Organisation der kreativen Fotografie für den nächsten Tag.
Der Vorteil ist, dass es ruhig ist, man muss nirgendwohin eilen. Es warten keine ungeduldigen Verwandten auf uns. Außerdem gibt es so viel Zeit, wie nötig ist.
Die Erstellung der Gruppenfotos
Ein guter Zeremonienmeister wird den Fotografen fragen, wo und in welchem Umfeld er die Gruppenfotos machen möchte. Dies sollte natürlich im Vorfeld mit dem Paar abgesprochen werden. Die Gruppenfotos müssen unbedingt an einem schattigen Ort gemacht werden, da sonst alle blinzeln werden und das auf den Fotos nicht besonders gut aussieht.
Wenn möglich, sollten wir eine Liste der Verwandtschaft erstellen, wer mit wem fotografiert wird und in welcher Reihenfolge. Diese Liste geben wir dem Zeremonienmeister, der die Leute zusammenruft, während die vorherige Gruppe fotografiert wird. Es ist sehr wichtig, dass die Verwandtschaft während der Gruppenfotos nicht hinter dem Paar steht. Es sollte keine herumlaufenden Kinder, Hunde ausführende Großväter oder ähnliches im Hintergrund geben, der Hintergrund sollte schön und den Wünschen des Paares entsprechend sein.
Die Gruppenfotos sollten zeitlich zwischen 17:00 und 20:00 Uhr eingeplant werden, damit es noch hell ist, aber die Sonne nicht mehr mit voller Kraft scheint.
Die Hochzeitsfeier
Die Hochzeitsfeier beginnt üblicherweise um 18:00 Uhr. Das Abendessen wird gegen 19:00 Uhr serviert. Hier ist es auch sehr wichtig, dass das Servicepersonal über genügend Kapazitäten verfügt. Es ist wichtig, dass das Abendessen schnell und einheitlich serviert wird. Es ist sehr ungünstig, wenn eine Hälfte der Hochzeitsgäste bereits isst, während die andere Hälfte noch auf ihr Essen wartet, und wenn das letzte Essen serviert wird, sind die ersten Gäste bereits am Tanzen. Das Abendessen ist am besten, wenn das Essen warm serviert wird und ungefähr alle zur gleichen Zeit ihr Essen erhalten.
Organisation einer Hochzeit Schritt für Schritt Zusammenfassung
Die Organisation einer Hochzeit Schritt für Schritt ist eine äußerst schwierige und komplexe Aufgabe. Wenn ihr also das Gefühl habt, dass ihr es auch ohne einen Hochzeitsplaner selbst machen könnt, würde ich nur einen Vorschlag machen: Beginnt mit allem mindestens ein Jahr vor dem großen Tag!
Viel Erfolg und viel Glück. 🙂
